Где хранить трудовые книжки работников

Что нужно знать о трудовой книжке?

  1. Где в организации хранятся бланки трудовых книжекТрудовая книжка является основным документом, сообщающим о трудовой деятельности работника.
  2. Трудовая книжка должна быть у каждого работающего официально лица.
  3. Работодатель должен заводить трудовую книжку каждому работнику по истечении пяти дней его пребывания на той или иной должности и хранить ее у себя. Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.
  4. В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Также указывается увольнение и его причина.
  5. Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
  6. Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Ответственность, предусмотренная за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек

Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно. Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек. Даже небольшая ошибка в будущем может создать человеку большую проблему с документами.

Работник, устраиваясь на работу впервые, не имеет трудовой книжки. После пяти дней работы – не позднее недели – работодатель обязан сделать своему новому сотруднику трудовую книжку (ее стоимость, которая составляет от 250 до 300 р., будет вычтена из первой зарплаты работника). В трудовую книжку вносят следующие сведения о работнике.

  • ФИО и дата рождения (выписывается из паспорта или свидетельства о рождении)}
  • образование (при наличии соответствующего документа об образовании).

В трудовую книжку запрещено вносить сокращенные записи. Обязательно вносятся поощрения, но не записываются выговоры, если ошибка не стала причиной увольнения. Записи о премиях, которые выплачиваются регулярно, в трудовую книжку не вносят, поэтому по ней нельзя судить о доходах сотрудника, в связи с чем многие депутаты считают трудовую книжку документом, бесполезным при начислении пенсии.

Предлагаем ознакомиться  Как проверить наличие судимости у работника

Если страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены все до единой, в нее вшивают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет так же, как и трудовую книжку. При добавлении каждого вкладыша в документе ставится печать, подтверждающая наличие вкладыша. Вкладыш, представленный отдельно от трудовой, недействителен.

Ответственность за оформление, ведение, хранение, учет и выдачу полностью ложится на работодателя, у которого и находится трудовая книжка в течение всего того времени, пока сотрудник продолжает работать в его организации. Как вариант, руководитель может назначить специально уполномоченное им лицо для оформления, ведения, хранения, учета и выдачи трудовой.

За нарушение правил учета, хранения, выдачи, ведения и оформления трудовой книжки предусмотрена ответственность, установленная законодательством России.

Бланки трудовых

Бланки трудовых книжек – это бланки строгой отчетности, но в наше время во многих городах их можно купить в любом книжном магазине.

https://www.youtube.com/watch?v=UgjGFi6_h8A

Физическое лицо, устраивающееся на работу впервые, не должно покупать бланк самостоятельно – он обязательно должен быть в наличии в отделе кадров (или непосредственно у самого работодателя). Сотрудник отдела кадров, который является ответственным за оформление, хранение и учет трудовых книжек, обязан иметь при себе определенное количество чистых бланков и вкладышей.

При увольнении работника все записи, сделанные на данном месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или сотрудника, ответственного за трудовые книжки, печатью организации и подписью самого владельца трудовой.

В день увольнения работодатель должен выдать сотруднику заверенную трудовую книжку на руки. Эта трудовая книжка будет передана уволенным (или уволившимся) сотрудником в руки другого работодателя на следующем месте работы.

Если в день увольнения передать документ работнику невозможно в связи с его отказом от получения на руки трудовой или отсутствием, работодатель должен направить бывшему сотруднику уведомление, чтобы тот явился за трудовой книжкой или дал свое согласие на пересылку ее по почте. Работодатель не имеет права без согласия владельца книжки отправлять ее по почте.

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Предлагаем ознакомиться  Степень родства и как она влияет на наследство

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба. Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников. Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Где хранить трудовые книжки работников

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения. Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет. По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

После передачи всех бумаг работодателю, последний несет полную ответственность за их сохранность. Кадровая служба предприятия должна вести учет, а руководитель предприятия обеспечить соответствующие условия сбережения, в том числе безопасности места, где хранятся трудовые книжки. С целью выполнения требований законодательства по обеспечению надлежащей организации безопасности на данном участке  работы, руководителю рекомендуется:

  1. Назначить лицо, которое будет отвечать за ведение кадровых бумаг и сохранность документов строгой отчетности;
  2. Обезопасить место, где хранятся трудовые книжки работников;
  3. Предусмотреть дисциплинарную ответственность, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником, возложенных на него определенных должностных обязанностей;

Обычно в крупных организациях функционирует отдел кадров, который занимается всеми вопросами, связанными с персоналом, а так же учетом и ведением соответствующей документации. Однако в соответствии с п. 45 Правил от 16 апреля 2003 г. № 225, приказом руководителя дополнительно должно быть оговорено лицо, которое будет нести персональную ответственность за соблюдение законодательства в данной сфере.

В случае кадровой перестановки и изменения ответственного лица, документы должны быть переданы новому сотруднику по акту приема-передачи. При этом в акте необходимо указать не только количество передаваемых бланков, но и перечислить фамилии их собственников.

Количество передаваемых экземпляров, может быть большим, чем реально работающих сотрудников, по различным причинам. Например, лишними могут оказаться:

  • Невостребованные трудовые книжки (сберегается до 50 лет на предприятии).
  • Документы женщин, которые пребывают в отпуске по уходу за ребенком.
Предлагаем ознакомиться  Стоянка запрещена: зона действия знака, отличие от знака Остановка запрещена

Где хранить трудовые книжки работников

Акт заверяется подписями передавшего и принявшего документы сотрудника.

Целесообразно в распорядительном документе руководителя, одновременно определить и лицо, которое будет заниматься кадровой работой, и место, где должны будут находиться все печати и бумаги.

Ответственность

В соответствии со статьей 192 ТК РФ дисциплинарное взыскание может быть применено только по отношению к работнику организации. За нарушение правил ведения и хранения документов строгой отчетности, дисциплинарное взыскание может быть наложено только на того сотрудника, который по приказу  руководителя является ответственным за указанный участок работы. В случае применения дисциплинарного взыскания, должно иметь место неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

Где хранить трудовые книжки?

Трудовые книжки хранятся либо непосредственно у работодателя, либо в отделе кадров. На руки владельцу их отдают лишь в случае увольнения. Когда сотрудник хочет устроиться на дополнительную работу, начальник которой требует трудовую книжку, он имеет возможность написать заявление. Согласно этому заявлению, работодатель должен выдать копию трудовой книжки на руки ее владельцу. Не выдавать копию трудовой работодатель права не имеет.

Чтобы вести учет трудовых книжек и их бланков, в организации хранятся следующие книги:

  1. Приходно-расходная книга для учета бланков и вкладышей трудовых книжек.
  2. Книга для учета движения трудовых книжек и их вкладышей.

В приходно-расходную книгу для учета бланков и вкладышей трудовых книжек записываются операции, связанные с получением и использованием бланков трудовых организацией. Обязательно указывается номер и серия каждого бланка. Записи ведутся бухгалтерией.

Книга для учета движения трудовых и их вкладышей ведется либо кадровой службой, либо другим структурным подразделением, в обязанности которого входит оформление трудовых книжек и их выдача при увольнении. Здесь регистрируются все оформленные трудовые книжки и трудовые, принятые от работников, недавно поступивших на работу.

Каковы правила ведения трудовых книжек?

Руководитель должен позаботиться о том, где должны храниться трудовые книжки, так как это его прямая обязанность. Недобросовестный учет и хранение трудовых книжек могут привести к привлечению нанимателя не только к административной, но и к уголовной ответственности. К примеру, за массовую потерю ТК на предприятии на него могут наложить штраф до 200 минимальных зарплат, а также направить его на обязательные или исправительные работы.

Помимо того, за порчу или утерю трудовой наниматель обязан ее восстановить. Для этого ему нужно обращаться ко всем работодателям лица для подтверждения осуществления им трудовой деятельности. А после этого на основании полученных бумаг работодатель оформляет дубликат ТК работника.

Информация о том, как хранить трудовые книжки, известна всем работодателям. Неважно, является он индивидуальным предпринимателем или речь идет о крупной компании. Несоблюдение этих правил всегда приводит к большим проблемам, включая восстановление ТК и оплату штрафов.

Оцените статью
БС Юрист
Adblock detector