Образец приказа на удержания за трудовую книжку

Заявление сотрудника на удержание с заработной платы стоимости трудовой книжки или вкладыша к ней

В соответствии с правилами выдачи трудовых книжек, работодатель вправе взимать за них плату (Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Плату за трудовую с работника взымают при принятии его на работу впервые. Если у сотрудника все страницы трудовой закончились и для записей в раздел «Сведения о работе» не осталось места, то сотруднику выдают вкладыш. Стоимость вкладыша также удерживается с работника.

Существует несколько способов, по которым работник может возместить стоимость трудовой книжки или вкладыша. К ним относят:

  • оплату наличными;
  • перечисление средств на расчетной счет работодателя;
  • удержание из заработной платы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Если оплата за трудовую производится сотрудником наличными, то оформляется этого приходно-кассовым ордером. Удержание стоимости трудовой с зарплаты работника производится только по соответствующему заявлению. Без заявления от работника, вычесть с его зарплаты стоимость книжки работодатель не вправе.

Специального бланка заявления на удержания из зарплаты работника стоимости трудовой книжки нет. Заявление пишется в свободном виде, при этом работодатель бланк заявления вправе разработать самостоятельно. Это позволит привести все документы к общему порядку и сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного бланка документа.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Приобретение бланков трудовых книжек.

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышами в них работодателей осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (далее – Порядок № 117н).

Согласно такому порядку бланки трудовой книжки и вкладыш в нее изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина (далее – изготовитель). Обеспечение работодателей на платной основе указанными бланками осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или иными юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями), распространяющими такие бланки (п. 2 – 4 Порядка № 117н).

В соответствии с п. 42 Правил № 225 и п. 337 Инструкции № 157н[1] бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности.

Исходя из этого, расходы на приобретение (изготовление) бланков трудовых книжек следует отражать по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания № 65н[2]).

Учет данных бланков ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (один бланк – один рубль) либо, если это установлено учреждением в рамках формирования учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции № 157н).

Поступившие в учреждение бланки выдаются лицу, ответственному за их хранение и выдачу. Внутреннее перемещение бланков оформляется требованием-накладной (ф. 0504204). В бухгалтерском учете внутреннее перемещение бланков на забалансовом счете 03 осуществляется путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

1) книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045, утвержденная Приказом Минфина РФ № 52н[3]). Данная книга ведется бухгалтерией организации. В нее заносятся даты получения и выдачи бланков с указанием серии и номера, их условная цена или стоимость, количество бланков с указанием серии и номера каждого бланка.

Стоит отметить, что наряду с этой формой для регистрации учета полученных и выданных бланков трудовых книжек применяется также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69[4]. Указываемые в ней сведения аналогичны сведениям, отражаемым в форме 0504045.

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69). Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Образец приказа на удержания за трудовую книжку

Пример 1.

Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора).

Поступившие бланки выданы специалисту отдела кадров. Согласно отчету, представленному в бухгалтерию, за месяц были выданы два бланка трудовой книжки для оформления вновь принятых сотрудников.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс

(30 % x 4 500 руб.)

4 206 26 560

4 201 11 610

1 350

Забалансовый

счет 18

(КВР 244/226 КОСГУ)

Поступили бланки трудовых книжек

4 109 80 226

4 302 26 730

4 500

Забалансовый

счет 03

Зачтена ранее перечисленная предоплата

4 302 26 830

4 206 26 660

1 350

Произведен окончательный расчет за поступившие бланки

((4 500 — 1 350) руб.)

4 302 26 830

4 201 11 610

3 150

Забалансовый

счет 18

(КВР 244/226 КОСГУ)

Списаны бланки, выданные для оформления вновь принятых сотрудников

(2 шт. x 150 руб.)

Забалансовый

счет 03

300

Предлагаем ознакомиться  Договор поднайма образец заполнения

Стоит отметить, что, поскольку в бухгалтерии учреждения учитываются только бланки трудовых книжек, их списание осуществляется в момент отпуска таких бланков для оформления нового работника. В этот момент, по сути, владельцем бланка (книжки) становится работник, а не учреждение. Заполненные трудовые книжки продолжают числиться в кадровом учете учреждения. Специалист по кадрам отмечает в соответствующей книге выбытие книжек на дату их выдачи при увольнении сотрудника.

Выдача трудовых книжек.

В соответствии с п. 47 Правил № 225 при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, за исключением случаев:

  • когда трудовые книжки работников были утрачены (испорчены) в результате чрезвычайных ситуаций (экологической и техногенной катастрофы, стихийного бедствия, массовых беспорядков или других чрезвычайных обстоятельств);

  • когда бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) был испорчен не по вине работника (например, неправильно заполнен кадровым сотрудником учреждения).

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

В перечисленных случаях работодатель обязан выдать трудовую книжку (вкладыши в нее) бесплатно.

Величина платы за бланки определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).

Согласно п. 42 Правил № 225 по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).

Кроме того, п. 42 Правил № 225 также предусматривается взимание платы за уже оформленные (заполненные) трудовые книжки и вкладыши в них.

Исходя из приведенных норм, можно сделать вывод, что работодатель не имеет права взимать плату до момента выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Пунктом 47 Правил № 225 предусматривается платность услуги по предоставлению трудовой книжки работнику, за исключением отдельных случаев.

Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.

Таким образом, работодатель может принять решение о бесплатной выдаче работникам трудовых книжек. При этом такое решение должно быть зафиксировано в локальном акте учреждения (например, в приказе руководителя или правилах внутреннего трудового распорядка).

Правомерно ли удержание платы за трудовую книжку из заработной платы работника? В бесспорном порядке удержать сумму платы за оформленную трудовую книжку из заработной платы нельзя. Перечень удержаний из заработной платы строго регламентирован ст. 137 ТК РФ и является закрытым. При этом рассматриваемый нами случай в указанном перечне не поименован.

Образец приказа на удержания за трудовую книжку

Также стоит отметить, что, если работник написал заявление, в котором просит удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении, работодатель не может его проигнорировать.

Напомним, что п. 42 Правил № 225 предусматривается внесение платы за трудовую книжку в кассу организации.

С учетом вышеизложенного отметим, что оптимальным способом взимания платы за выдачу трудовой книжки является внесение такой платы работником в кассу учреждения. Удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении можно только при наличии письменного заявления от работника.

По поводу налогообложения операций по выдаче трудовых книжек существует несколько мнений.

С одной стороны, эксперты признают, что оформление и выдача трудовых книжек не являются реализацией товаров или оказанием услуг, поскольку такие операции осуществляются работодателем в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 65, 66). В связи с чем плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, лишь покрывает расходы работодателя на ее приобретение (то есть речь идет о возмещении затрат работодателя, а не о выручке от реализации товаров, услуг) (Письмо Минфина РФ от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Постановление ФАС СЗО от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006).

С другой стороны, существует достаточно официальных разъяснений Минфина и ФНС, согласно которым полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку является доходом для целей обложения НДС и налогом на прибыль.

Стоит отметить, что в последнее время вторая точка зрения преобладает. Как ее обосновывают специалисты финансовых ведомств, рассмотрим подробно.

НДС. Согласно ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров признается передача права собственности на товары.

На основании Правил № 225 владельцем трудовой книжки и вкладышей в нее является работник.

Таким образом, операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, считаются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом обложения НДС (письма Минфина РФ от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818, от 16.08.2013 № 03-03-05/33508, от 06.08.2009 № 03-07-11/199, от 27.11.2008 № 03-07-11/367, от 07.10.2008 № 03-03-06/4/67, ФНС РФ от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

При этом принять к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ сумму НДС, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе только в случае приобретения таких трудовых книжек за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Налог на прибыль. Что касается обложения налогом на прибыль сумм, взимаемых работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, то необходимо учитывать следующее.

Предлагаем ознакомиться  Как составить протокол собрания жильцов

При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщики учитывают доходы от реализации и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со ст. 249 и 250 НК РФ.

Полученные доходы налогоплательщик уменьшает на произведенные расходы, которыми согласно требованиям ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Доходы, не учитываемые в целях налогообложения прибыли, определены в ст. 251 НК РФ. Данный перечень является исчерпывающим. При этом такой вид доходов, как суммы, взимаемые работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, перечень не содержит.

На основании вышеизложенного доходы в виде платы за выдачу работнику трудовой книжки или вкладыша в нее подлежат обложению налогом на прибыль в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818, от 07.10.2008 № 03-03-06/4/67, ФНС РФ от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

При этом специалисты налоговой службы уточняют, поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом федерального органа власти (речь идет о Правилах № 225), затраты работодателя по приобретению указанных бланков являются обоснованными и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Таким образом, если доходы в виде сумм платы, взимаемой работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек (вкладышей в них), не превышают расходы на приобретение указанных бланков, то у учреждения налогооблагаемой прибыли не возникает.

Данный вывод приводит ФНС в Письме № ГД-4-3/10833@ в отношении казенных учреждений. При этом налоговики не принимают во внимание тот факт, что расходы казенных учреждений не учитываются в целях исчисления налога на прибыль на основании п. 48.11 ст. 270 НК РФ.

Действительно, уменьшать налогооблагаемую прибыль можно, но при подтверждении обоснованности затрат также необходимо учитывать, за счет каких средств такие затраты произведены. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Применительно к государственным (муниципальным) учреждениям в целях налогового учета расходами признаются затраты, произведенные за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и для осуществления такой деятельности. При этом затраты, осуществленные за счет средств целевого финансирования (лимиты бюджетных обязательств, субсидии, предоставленные из бюджета, и т. д.

Анализируя вышеизложенное, напрашивается вывод: при взимании платы за трудовую книжку избежать уплаты налогов не получится. При этом сразу возникает вопрос: может быть, учреждениям выгоднее выдавать трудовые книжки бесплатно?

1) НДС все равно придется платить. Безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС приравнивается к реализации товаров, следовательно, уплатить НДС нужно на общих основаниях (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03-07-11/367);

2) дополнительно возникает объект обложения по НДФЛ. Если при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация-работодатель не взимает плату, то их стоимость является доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03-07-11/367).

Операции по выдаче книжек в целях ведения бухгалтерского учета

Операции по выдаче книжек в целях ведения налогового учета.

Рассмотрим несколько вариантов оформления таких операций в учете, принимая во внимание, что суммы компенсации затрат государственных (муниципальных) учреждений (в качестве которой можно рассматривать и суммы, взимаемые с работников за выдачу бланков трудовых книжек) согласно Указаниям № 65н отражаются по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что за июнь 2017 года была выдана одна трудовая книжка на руки сотруднику. В отношении данного работника книжка была заведена впервые. При получении книжки работник внес в кассу бюджетного учреждения сумму, равную стоимости бланка такой книжки (150 руб.).

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислена плата за выдачу трудовой книжки, взимаемая с работника

2 209 30 560

2 401 10 130

150

Начислен НДС с суммы платы

(150 руб. / 18/118)*

2 401 10 130

2 303 04 730

23

Начислен налог на прибыль с суммы платы

(150 руб. x 20 %)**

2 401 10 130

2 303 03 730

30

Внесена плата работником в кассу

2 201 34 510

2 209 30 660

150

Забалансовый

счет 17

(130 КОСГУ)

Выбыли денежные средства из кассы для зачисления на лицевой счет

2 210 03 560

2 201 34 610

150

Забалансовый

счет 17

(510 КОСГУ)

Забалансовый

счет 18

(610 КОСГУ)

Зачислены средства на лицевой счет

2 201 11 510

2 210 03 660

150

Забалансовый

счет 17

(510 КОСГУ)

Забалансовый

счет 18

(610 КОСГУ)

Уплачен в бюджет:

– НДС*

2 303 04 830

2 201 11 610

23

Забалансовый

счет 18

(статья 130 КОСГУ)

– налог на прибыль**

2 303 03 830

2 201 11 610

30

Забалансовый

счет 18

(статья 130 КОСГУ)

* Поскольку расходы на приобретение бланков в данном случае произведены за счет средств субсидии (см. пример 1), сумма НДС, предъявленная поставщиками, не выделяется и не может быть принята к вычету. Следовательно, начисленный НДС уплачивается в бюджет в полной сумме.

   ** В целях исчисления налога на прибыль сумма дохода не может быть уменьшена на стоимость приобретения бланка, поскольку приобретались бланки за счет средств целевого финансирования (субсидий на госзадание) (см. пример 1). В связи с этим налог на прибыль исчисляется со всей суммы дохода.

Пример 3.

Автономное учреждение закупило за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности (деятельность облагается НДС), 10 бланков трудовых книжек на сумму 1 700 руб. (в том числе НДС – 259 руб.). Стоимость одного бланка составляет 170 руб. (в том числе НДС – 26 руб.). Одна заполненная книжка была выдана работнику, впервые заключившему трудовой договор. На основании письменного заявления работника стоимость выданного бланка была удержана из выплат, причитающихся ему при увольнении.

Согласно учетной политике на забалансовом счете бланки учитываются по стоимости приобретения.

Предлагаем ознакомиться  Как происходит передача долга коллекторам

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету бланки трудовых книжек

((1 700 — 259) руб.)

2 109 80 226

2 302 26 000

1 441

Забалансовый

счет 03

Отражен НДС, предъявленный поставщиком

2 210 12 000

2 302 26 000

259

Оплачены поступившие бланки

2 302 26 000

2 201 11 000

1 700

Забалансовый

счет 18

(КВР 244/226 КОСГУ)

Принят к вычету «входной» НДС по принятым бланкам

2 303 04 000

2 210 12 000

259

Списан бланк, оформленный на нового сотрудника

Забалансовый

счет 03

170

Начислена плата за выдачу трудовой книжки

2 209 30 000

2 401 10 130

170

Начислен НДС

2 401 10 130

2 303 04 000

26

Удержана стоимость бланка из выплат, причитающихся работнику при увольнении

2 302 11 000

2 304 03 000

170

Погашена задолженность увольняемого работника перед учреждением

2 304 03 000

2 209 30 000

170

Стоит отметить, что в данном примере не возникает налогов, подлежащих уплате в бюджет. Начисленный НДС был уменьшен на сумму «входного» НДС. В целях исчисления налога на прибыль был учтен не только доход от реализации бланков, но и расходы на бланки, приобретенные за счет собственных доходов. В результате налогооблагаемая база равна нулю.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

[3]  Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

[4] Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

[5] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

[6] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Трудовые книжки представляют собой документы строгой отчетности и законодательство определяет порядок их хранения и учета (Постановление №225). Каждый работодатель должен вести специальные книги учета трудовых:

  1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
  2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первая книга обычно ведется в бухгалтерии. Необходимые записи заносятся в нее сразу же после получения от поставщика необходимых бланков.

Вторую книгу ведут уже кадровые службы. Но, если ее в организации нет, то такая обязанность также ложится на плечи бухгалтерии. В данную книгу вносят сведения о дате приема нового сотрудника, его должность и реквизиты документа, на основании которого происходит оформление приема на работу.

Д50 К 73 – от работника получена плата за бланк трудовой книжки;

Д73 (70) К91.1 – начислен прочий доход за реализацию трудовой книжки сотруднику;

Д91.2 К68 – за реализацию трудовой сотруднику начислен НДС.

Ответы на распространенные вопросы

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Вопрос: Обязан ли работодатель иметь в наличии бланки трудовых книжек?

Ответ: Да, обязан. У работодателя в наличии всегда должны быть бланки трудовых и вкладышей в необходимом количестве. В противном случае возникает риск несвоевременного оформления трудовых вновь принятым сотрудникам, а также внесения сведений во вкладыш работающим сотрудникам. Для того, чтобы подобных нарушений избежать, работодателю следует установить определенный лимит бланков и в случае его достижения закупать новые.

При этом конкретное число, которому должен равняться такой лимит, законодательство не предусматривает. Каждый работодатель определяет его самостоятельно исходя из численности штата, текучести, а также числа принимаемых молодых сотрудников. Размер запаса бланков трудовых лучше будет закрепить в локальном акте компании, например, в приказе.

Вопрос: Может ли работодатель не взымать денег за трудовые со своих работников?

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Ответ: Конкретного ответа на данный вопрос законодательство не предоставляет. Согласно общим правилам, работодатель вправе потребовать с работника возместить стоимость бланка трудовой книжки. Однако прямая обязанность по взиманию денег с работника за выдачу трудовых нет. Если обратиться к бюджетным организациям, то в соответствии со статьями 28 и 34 БК РФ, бесплатная выдача трудовых, приобретенных из бюджетных средств, приведет к нарушению процесса их использования.

Другими словами, бесплатная выдача бланков книжек приведет к увеличению расходов организации (так как возмещения бюджетных средств не будет), а это является нарушением принципов использования бюджетных денег (принцип результативности и принцип эффективности использования).

Оцените статью
БС Юрист
Adblock detector